האם מזכירה וירטואלית יכולה להתאים לעצמאיים?

בעסקים, היקף המשימות לביצוע הוא תמיד גדול. אם נוסיף לכך את המשימות הלא שגרתיות, אשר נוטות להופיע מדי פעם בהפתעה, הרי שמדובר בנטל שוטף כבד. חלק ניכר ממשימות אלה, הם אילוצים אשר מחייבים טיפול. במקביל, הטיפול גוזל זמן רב ומצמצם את הזמן שמתפנה עבור השקעה בליבה העסקית. מה עושים? פתרון מעניין לכך ולא רק, מספק שירות "מזכירה וירטואלית". מה זה אומר בפועל? מה חשוב לדעת על כך? והאם שירות כזה עשוי להתאים לעצמאיים כגון מקדמי אתרים?

במבט על

מזכירה וירטואלית או מזכירה במיקור חוץ, היא מעין עוזרת אישית אשר עובדת מרחוק. היקף השימוש בשירות, תלוי בדרישותיכם ועלותו תהיה בהתאם לכך. ישנה גמישות לשנות בכל נקודת זמן את היקף השעות על פי הצורך ואף להפסיק באופן קבוע או זמני. ישנה גם אפשרות לעבוד עם מזכירה אחרת או מול כמה מזכירות בו זמנית. כך שכבר במבט רחב על נושא זה, ברור שזהו שירות מצוין שיכול לחסוך כסף לעסקים רבים. גישה זו, חוסכת את העלויות והבירוקרטיה, אשר כרוכים בהעסקה ישירה של עובדים למטרות מסוימות. מצד שני, אם עובדים כך עם מזכירה איכותית לאורך זמן, היא תלמד להכיר את העסק הספציפי שבו מדובר ולתפקד ברמה גבוהה מאוד. כמובן, מזכירה טובה גם מייצגת את העסק בצורה מקצועית ואיכותית מול גורמי חוץ שונים ויש לכך השלכות תדמיתיות.

למי זה מתאים?

אלה כמה דוגמאות לעסקים ומצבים, שבהם שירות מזכירה וירטואלית מתאים במיוחד:

עבור עסקים קטנים – לעסקים קטנים, אשר אין להם תקציב להעסקת מזכירה במשרה מלאה. עסקים בתחום קידום האתרים למשל, הם פעמים רבות עסקים קטנים יחסית. לעתים, מדובר בפרילנסר בודד ובמקרים רבים, זהו עסק אשר מתנהל מהבית.

בעבודה מהבית – עבור מי שעובדים מהבית ולא מתאים או משתלם להם, להעסיק מזכירה ולספק עבורה עמדת עבודה.

כעזר לתגבור במצבים מיוחדים – לשם תגבור במצבי עומס מיוחד וסיוע למזכירה קיימת.

מה מקבלים במסגרת השרות? 

מאחר שמדובר על עוזרת אישית, הדבר עשוי להתבטא בדברים רבים, בהתאם לפעילות העסק. אך מדובר לרוב על פעולות אדמיניסטרטיביות אופייניות, כגון:

מענה לטלפונים – אחת הפעולות השוטפות החשובות ביותר בעסקים רבים.

תיאום פגישות – לתיאום פגישות עבור ההנהלה ועובדים שונים, מול גורמי חוץ.

ניהול תשלומים – לניהול התשלומים שמתקבלים מלקוחות ושמשולמים לספקים.

ניהול לידים – אנו מביאים אפשרות זו כדוגמה, לכך ששירות זה עשוי להתבטא גם בפעילויות עסקיות חשובות ביותר. מענה לטלפונים אגב, הוא דבר משמעותי מאוד בהקשר לקוחות פוטנציאליים.

האם מזכירה וירטואלית יכולה להתאים לעצמאיים?

עניין של תקשורת

מאחר שמדובר בשירות מרוחק וגם לא שגרתי (עבור רבים), האם זה עובד טוב? האם התקשורת מול המזכירה הוירטואלית, עובדת באופן יעיל וחלק? התשובה חיובית. חשוב לזכור, שמדובר בסוג שירותים וותיק, שכבר נצבר לגביו ניסיון רב. כמו כן, עולמות התקשורת והמחשוב העסקי התקדמו מאוד וכיום הם מציעים עזרים משוכללים ביותר, הן לתקשורת מרחוק והן עבור תיאום פעילויות שונים בין גורמים מרוחקים. ואכן, עסקים רבים פועלים בסניפים מרובים ואף ברחבי העולם, כעסק אחד יעיל ואינטגרטיבי. באופן דומה, גם המזכירה הוירטואלית תשתלב בעסק שלכם, בצורה חלקה ויעילה מאוד. כמובן, התקשורת כוללת גם היבט חיוני ביותר של תקשורת בינאישית. הן מול מנהלי ועובדי העסק והן מול גורמי חוץ שהמזכירה מתבקשת לדבר איתם.

לסיכום

מומלץ לעסקים להיות מודעים לאפשרות זו של שכירת שירות מזכירה וירטואלית. זאת במיוחד לעצמאים, עסקים קטנים ולמי שעובדים מהבית.

 

נגישות